Консультация юриста
Назад

Проводки по зарплате и бухгалтерский учет

Опубликовано: 12.01.2020
0
1

Зарплата в бухгалтерском учете: основные операции

Бухгалтерский учет заработной платы осуществляется в рамках следующих основных операций:

  • начисления зарплаты;
  • начисления налогов и взносов на зарплату;
  • произведения иных удержаний (например, алиментов по исполнительным листам);
  • выплаты зарплаты (аванса, основной части);
  • уплаты налогов и взносов на зарплату в бюджет.

Указанные хозяйственные операции могут дополняться иными, которые обусловлены особенностями производственного процесса на предприятии. Например, осуществлением депонирования зарплаты.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

В регистрах бухучета подлежит отражению каждая из отмеченных операций. Проводятся они в разные сроки, которые могут определяться исходя из особенностей налогового учета на предприятии и требований трудового законодательства.

Изучим, каким образом устанавливаются сроки проведения отмеченных операций для бухгалтерского учета, а также какие проводки задействуются при начислении и выплате зарплаты.

Факт исчисления и удержания НДФЛ отражается в регистрах бухгалтерского учета проводкой: Дт 70 Кт 68.

Если к зарплате применяется налоговый вычет по НДФЛ, то в бухучете его отражать не нужно.

  1. Страховые взносы.

Факт их начисления отражается проводкой: Дт 20 Кт 69. Как и в случае с проводками по зарплате, корреспонденция может формироваться и по дебетам таких счетов, как 23, 25, 26, 29, 44 и иных, рассмотренных нами выше.

Начисление НДФЛ и взносов показывается, как и начисление зарплаты, в последний день месяца.

НДФЛ и взносы начисляются на общую сумму зарплаты без какой-либо поправки на аванс.

Когда заработная плата выдана, проводки будут следующими.

С выплаченной зарплаты («основной» выплаты) удерживается и перечисляется НДФЛ — не позднее дня, следующего за днем выдачи денежных средств. Взносы переводятся до 15 числа месяца, идущего за тем, за который начислена зарплата.

Сведения об этом отражаются в бухгалтерских регистрах при задействовании проводок:

  • Дт 68 Кт 51 — уплачен налог;
  • Дт 69 Кт 51 — перечислены взносы.

В целях отражения в бухгалтерском учете сведений о прочих разновидностях трудовых выплат — отпускных, командировочных — применяются те же корреспонденции. Но нужно иметь в виду, что в применяемых при начислении заработной платы проводках и тех, что характеризуют выдачу, к примеру, отпускных, даты удержания и исчисления НДФЛ определяются по-разному.

Дело в том, что начисление НДФЛ по отпускным осуществляется не в конце месяца, а в момент оплаты отпуска. Удержание налога производится в день выдачи работнику средств (п. 4 ст. 226 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11 по делу № А68-14429/2009). Перечислен НДФЛ с отпускных может быть в любой день до конца расчетного месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ).

(Рекомендации по организации работы бухгалтера, рассчитывающего зарплату)

Расчет зарплаты — один из наиболее ответственных участков бухгалтерии. И он есть во всех организациях. Ведь у всех есть работники, и работают они не бесплатно. Часто для расчета зарплаты в бухгалтерии выделен отдельный работник — бухгалтер по расчету зарплаты. Он ведет учет расчетов с сотрудниками предприятия и физическими лицами, работающими по договорам гражданско-правового характера (ГПД).

Посмотрим, какие на работника возлагаются обязанности и каким требованиям он должен отвечать, чтобы достойно справляться с ними.

Трудовая выплата начислена: проводки

Зарплата должна выплачиваться не реже чем за каждые полмесяца. Например, до конца текущего месяца за первую его половину и до середины следующего месяца за вторую половину (письмо Минтрудсоцзащиты России от 21.09.2016 № 14-1/В-911). Таким образом, общераспространен подход, по которому составляющими зарплаты являются:

  1. Аванс, выплачиваемый до окончания расчетного месяца.

В бухгалтерском учете отражается лишь факт выплаты аванса (далее в статье мы рассмотрим проводки, применяемые в таких целях).

  1. Основная часть зарплаты, выплачиваемая по окончании расчетного месяца.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

Если начислена заработная плата, проводка применяется следующая: Дт 20 Кт 70 — на сумму зарплаты за весь месяц (вне зависимости от суммы перечисленного аванса).

При этом проводка может быть также сформирована и по дебету счетов:

  • 23 — если зарплата предназначена работникам вспомогательных производств;
  • 25 — если зарплата перечисляется сотрудникам промышленных цехов;
  • 26 — если зарплата начислена руководству;
  • 29 — при начислении зарплаты работникам обслуживающих производств;
  • 44 — если зарплата выплачивается сотрудникам торговых подразделений;
  • 91 — если работник занят видом деятельности, который не относится к основному;
  • 96 — если зарплата исчислена за счет резервов предстоящих издержек;
  • 99 — если сотрудник решает задачи по ликвидации последствий ЧС.

Дата начисления зарплаты определяется исходя из норм налогового учета, по которым зарплата признается доходом только в конце расчетного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Требования к работнику

Знания и навыки.

  1. Образование профильное (экономист или бухгалтер) — не ниже среднего специального.
  2. Опыт работы: желательно — опыт работы в бухгалтерии (лучше если не менее года).
  3. Умение работать с компьютерными программами.

Общие: MS Word, MS Excel.

Специальные: бухгалтерская (зарплатная) программа. Хорошо, если есть опыт работы в отчетных программах, например в программе «Налогоплательщик-2006», программе ПФР и ФСС.

  1. Желательно знание налогов и взносов, начисляемых с выплат работникам организации и лицам, работающим по ГПД.
  2. Желательно знание расчетов: среднего заработка (при оплате отпуска, начислении пособий), зарплаты.

В организациях, где размеры зарплаты работников относятся к конфиденциальной информации (да, в общем-то, и в других), очень важно на участок «Зарплата» подобрать такого бухгалтера, который, помимо всего прочего, может еще и держать язык за зубами, то есть практически обеспечивать секретность сведений о выплатах работникам.

Чтобы помочь ему в этом ответственном деле, лучше к «зарплатной» программе вообще больше никого не подпускать. Самое простое — установить пароль на программу (или на часть общей бухпрограммы, в которой рассчитывается зарплата работникам). Ведомости по зарплате тоже лучше хранить в сейфе или в другом «секретном» месте.

Проводки по зарплате и бухгалтерский учет

Обязанности.

  1. Расчет зарплаты и других выплат работникам (премий, пособий, отпускных и т.д.).
  2. Расчет вознаграждений по ГПД.
  3. Расчет и начисление налогов и взносов, связанных с выплатами физическим лицам:
  • НДФЛ,
  • ЕСН,
  • взносов в ПФР и ФСС, отчислений на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
  1. Составление отчетности по «зарплатным» налогам, заполнение карточек по НДФЛ и ЕСН на работников.
  2. Отражение начислений и удержаний на счетах бухучета.
  3. Документальное оформление первички (зарплатные ведомости, карточки) и составление налоговой отчетности по «зарплатным» налогам.

Предположим, нашелся претендент (чаще всего — претендентка) на вакантную должность бухгалтера по расчету зарплаты. Прежде чем доверить ей выполнение служебных обязанностей, надо ввести ее в тонкости документооборота в организации.

Инструкция для бухгалтера Систематизируем рабочие документы

Посмотрим, как лучше скомпоновать и систематизировать имеющиеся в организации документы, которые могут потребоваться при расчете зарплаты работникам и начислении прочих выплат. Можно завести рабочие папки — в них бухгалтер по зарплате будет подшивать документы. До обработки поступивших документов их можно хранить в отдельной папке — назовем ее «Текущая».

К сведению

Для составления памятки по «зарплатным» налогам можно воспользоваться таблицей «Зарплатные» налоги и не только…» из журнала «Главная книга», 2007, N 17, с. 63.

Рабочие папки можно заводить по разным принципам. Например, по типам документов (приказы, трудовые договоры), по типу операций (зарплата, премии, отчетность). В нашей виртуальной организации, кроме папки «Текущая», мы заведем следующие рабочие папки.

Название 
папки
Содержание папки 
(перечень документов, которые хранятся в папке)
Установочная
1. Штатное расписание. 
2. Учетная политика - при наличии раздела, имеющего
отношение к начислению зарплаты и прочим выплатам
работникам (и другим физлицам):
- служебная записка с указанием номеров счетов
(счета 20, 23, 26, 44 и т.д.), к которым относятся
расчеты с той или иной категорией персонала;
- выписка из рабочего плана счетов с аналитическими
счетами к синтетическим счетам 20 (23, 26), 44, 70,
69.
3. Положение об оплате труда или другой локальный
акт:
- о зарплате (о порядке расчета аванса, сроках
выплаты аванса, зарплаты и прочих начислений
работникам);
- о доплатах по больничным листам (если они
предусмотрены).
4. Памятка о "зарплатных" налогах с различных
выплат работникам и другим физлицам
Работники 
Эта папка оформляется на каждого работника (если 
работников немного, то можно в одной общей папке
для каждого работника завести персональные
закладки). В ней хранятся все сведения
о работниках, имеющие отношение к начислению выплат
и удержаниям из них. Например:
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор с приложениями;
- если работник - материально-ответственное лицо,
то договор о полной материальной ответственности
{amp}lt;1{amp}gt;;
- копия паспорта работника;
- копия страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования;
- копия документа о присвоении ИНН (если есть) -
Свидетельство о постановке на учет в налоговом
органе физического лица по месту жительства на
территории Российской Федерации (форма N 09-2-2{amp}lt;2{amp}gt;
или новая форма N 2-1-Учет{amp}lt;3{amp}gt;);
- справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
Если нет такой справки, то стандартные налоговые
вычеты работникам лучше предоставлять с 1 января
года, следующего за годом их приема на работу {amp}lt;4{amp}gt;;
- заявление на стандартные налоговые вычеты по
НДФЛ.
Если у налогоплательщика не изменятся
обстоятельства получения стандартных вычетов,
то достаточно получить один раз от работника такое
заявление {amp}lt;5{amp}gt;;
- копия свидетельств о рождении детей (нужна для
предоставления вычетов и пригодится для
распределения детских новогодних подарков);
- копия документа, подтверждающего статус одинокого
родителя (свидетельство о разводе, о смерти супруга
и т.д.);
- копия документов, дающих право на повышенные
налоговые вычеты по НДФЛ и/или льготы по другим
налогам. Например:
- справка учреждения медико-социальной экспертизы,
подтверждающая факт установления инвалидности
(форма 1503004){amp}lt;6{amp}gt;;
- удостоверение участника ликвидации последствий
катастрофы на Чернобыльской АЭС {amp}lt;7{amp}gt;;
- расчетные листки;
- Лицевой счет (форма N Т-54) или Лицевой счет
(свт) (форма N Т-54а);
- карточка 1-НДФЛ;
- индивидуальная карточка расчета ЕСН;
- исполнительные листы и иные документы, по которым
надо удерживать суммы из выплат работнику.
При увольнении работника дополняем его папку
титульным листом (со списком всех документов)
и прошиваем все документы. По уволенным работникам
документы надо хранить отдельно - чтобы не
перепутать с действующими. Учтите, организация
должна хранить принятые к бухгалтерскому учету
первичные учетные документы в течение сроков,
устанавливаемых правилами организации архивного
дела, но не менее 5 лет {amp}lt;8{amp}gt;. А срок хранения ряда
документов по личному составу (договоры, приказы,
распоряжения, справки) один из самых больших - 75
лет с момента увольнения работника {amp}lt;9{amp}gt;. За
нарушение этого срока должностным лицам организации
грозит штраф в размере от 300 до 500 руб. {amp}lt;10{amp}gt;
Зарплата 
В этой папке собираются все документы, служащие 
основанием для начислений работникам зарплаты
и прочих выплат. Этими документами, в частности,
могут быть:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты
труда (форма N Т-12) или Табель учета рабочего
времени (форма N Т-13){amp}lt;11{amp}gt; (получаемый из отдела
кадров);
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
(форма N Т-60){amp}lt;11{amp}gt;;
- приказы (распоряжения) о поощрении работников
(форма N Т-11 или N Т-11а) {amp}lt;11{amp}gt;;
- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или
Расчетная ведомость (форма N Т-51) и Платежная
ведомость (форма N Т-53){amp}lt;11{amp}gt;;
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма
N Т-53а)
ГПД 
В этой папке по каждому "договорнику" хранится: 
- договор;
- акты выполненных работ (оказанных услуг);
- копии платежных документов
Налоговая 
отчетность
по
"зарплатным"
налогам
Эта папка относится к расчету за текущий год 
налогов и взносов с зарплаты и прочих выплат
работникам и "договорникам". По окончании отчетного
года и сдаче годовых расчетов и деклараций папка
закрывается.
1. Отчетность по ЕСН:
- Налоговая декларация (форма по КНД 1151046) {amp}lt;12{amp}gt;;
- Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ (форма-4
ФСС РФ) {amp}lt;13{amp}gt;;
- Расчет авансовых платежей по ЕСН (форма
по КНД 1151050) {amp}lt;14{amp}gt;.
2. Отчетность по НДФЛ - справки по форме 2-НДФЛ
на работников.
3. Отчетность по обязательному пенсионному
страхованию:
- Расчет авансовых платежей по страховым взносам
на обязательное пенсионное страхование (форма
по КНД 1151058) {amp}lt;15{amp}gt;;
- сведения об индивидуальном (персонифицированном)
учете в системе обязательного пенсионного
страхования и сведения об уплаченных страховых
взносах {amp}lt;16{amp}gt;;
- Декларация по страховым взносам на обязательное
пенсионное страхование для лиц, производящих
выплаты физическим лицам (форма по КНД 1151065)
{amp}lt;17{amp}gt;.
4. Статистическая отчетность по труду, например
Сведения о численности и заработной плате
работников по видам деятельности (форма N 1-Т)
{amp}lt;18{amp}gt;.
Ко всем отчетным формам по "зарплатным" налогам
подшиваем копии платежек на перечисление налогов
(взносов). К отчету в ФСС (форма-4 ФСС РФ)
подшиваем копии документов, подтверждающих расходы
из средств фонда соцстраха (больничные, основания
для выплаты пособия по уходу за ребенком, путевки
и т.д.)

К сведению

О материальной ответственности работников читайте отчет о семинаре А.А. Ефремовой в издании «Главная книга. Конференц-зал», 2007, N 8, с. 23.

Начало работы бухгалтера по зарплате

Перейдем к служебным обязанностям бухгалтера по расчету зарплаты.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли вступить в наследство через 15 лет после смерти?

Для того чтобы знать, с кого и что спрашивать, при смене бухгалтера по расчету зарплаты нужно, прежде всего, чтобы новый бухгалтер принял дела у своего предшественника. Давайте рассмотрим один из вариантов, как это можно сделать.

Прежде чем приступить к своим обязанностям, проверьте наличие документов, приведенных выше (которые мы разложили в наши виртуальные папки). Если каких-то документов нет, то лучше написать докладную записку на имя главного бухгалтера.

Программа

Удержания из зарплаты: проводки

К распространенным видам удержаний из зарплаты можно отнести:

  1. Удержание алиментов (по исполнительным листам, на основании соглашения с получателем, по заявлению работника).

В регистрах бухгалтерского учета оно отражается проводкой: Дт 70 Кт 76. Последующая выплата алиментов получателю — проводкой: Дт 76 Кт 51 (50).

  1. Удержание сумм в счет компенсации ущерба работодателю.

Здесь для отражения удержаний в учете применяется проводка: Дт 70 Кт 73.2.

  1. Удержание неподтвержденных расходов, выданных в подотчет.

Проводки по зарплате и бухгалтерский учет

В таких случаях применяется проводка: Дт 70 Кт 71.

Удержания производятся только после того, как с зарплаты работника удержан НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

Д70 К76

Приказ об изменении оклада

Рассмотрим пример нетиповой схемы выплаты зарплаты — когда речь идет о депонировании средств. Что она представляет собой?

На некоторых предприятиях зарплата выдается через кассу. Это значит, что для ее получения сотрудник должен лично явиться на предприятие. Но в силу тех или иных причин, например из-за нахождения на больничном, он может не успеть прибыть на выдачу зарплаты в установленный срок.

Чтобы сотрудник имел возможность получить зарплату позже, бухгалтерия осуществляет ее депонирование — временное резервирование на будущую выплату посредством возврата на расчетный счет в банке либо размещения в кассе (в последнем случае нужно следить за лимитом кассы).

Если формируется депонированная заработная плата, то проводка, отражающая данный факт, будет выглядеть так: Дт 70 Кт 76.4. Факт возврата суммы, соответствующей депонированной зарплате, на расчетный счет (если принято такое решение) отражается проводкой: Дт 51 Кт 50. Факт ее выплаты при обращении сотрудника показывается корреспонденцией: Дт 76.4 Кт 50.

Получить депонированную зарплату сотрудник может в течение 3 лет с момента начисления зарплаты (письмо ФНС России от 6.10.2009 № 3-2-06/109). Если он этого не сделает, то выплата списывается во внереализационные доходы. Данный факт отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 91.

Предположим, руководителем было принято решение увеличить сотруднику Птицыну-Синицыну оклад на 30%. Вы рады за него. Посмотрим теперь, что же надо сделать вам.

Программа

1) выбрать фамилию счастливого сотрудника;

2) указать новый размер его оклада;

3) провести документ;

4) проверить результат: сумма оклада должна быть новой.

Срок обработки документа. До начисления аванса или зарплаты за месяц, с которого изменился оклад.

Действия. Посвященный этому событию приказ подшиваете в папку «Работники». Разумеется, при начислении «зарплатных» налогов и расчете суммы оплаты труда за месяц в налоговом и бухгалтерском учете за месяц, в котором изменилась оплата труда работника, нужно учитывать обновленные данные о его окладе.

На следующий день вы замечаете, что сотрудники подозрительно-вопросительно смотрят на вас. Поскольку вы на работе новичок, вы смотрите папку «Установочная». И, посмотрев, обнаруживаете, что близится день выплаты аванса. Вы понимаете, что в этом нет ничего страшного, и, желая порадовать сотрудников и удивить их своей компетентностью, принимаетесь за работу.

Ваша задача — определить тех работников, кому надлежит выплатить аванс, и правильно рассчитать сумму для каждого из них.

Не успели вы разобраться с первым расчетом аванса на новом месте работы, как поступает другой документ.

Срок обработки документа. До конца текущего месяца.

Действия.

Обратите внимание на приказ. В нем должны быть указаны:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • марка автомобиля, государственный номер, объем двигателя;
  • размер компенсации (в твердой сумме либо порядок ее определения).

В качестве приложения к приказу нужны копии документов:

  • свидетельства о регистрации транспортного средства;
  • паспорта транспортного средства (ПТС).

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то дополнительно нужна еще и копия этой доверенности {amp}lt;31{amp}gt;.

Потом проверяем, связана ли работа сотрудника, которому установлена компенсация, с постоянными разъездами. Если такой связи нет, надо сообщить главному бухгалтеру об этом факте и предупредить о том, что налоговая инспекция может «вычеркнуть» эту компенсацию из «налоговых» расходов.

Работнику, ответственному за составление и ведение путевых листов (это может быть другой ваш коллега — бухгалтер), нужно сообщить о необходимости выписки путевых листов работнику, которому назначена компенсация.

Если в организации нет работника, который занимается выпиской путевых листов всем сотрудникам, то каждый счастливый обладатель личного автомобиля, которому назначена компенсация, должен сам позаботиться о заполнении путевых листов — в них работник сам должен вести учет служебных поездок {amp}lt;32{amp}gt;. Следовательно, наша задача — обеспечить работника «пустографкой» путевого листа, форма которого используется в нашей организации, и объяснить, как ее нужно заполнять. Желательно сразу сделать несколько копий чистых путевых листов — на случай, если с их заполнением у работника возникнут сложности.

В общем-то, путевой лист можно заполнять по самостоятельно разработанной форме (но в нем должны быть все необходимые реквизиты — в том числе и маршрут пути) {amp}lt;33{amp}gt; либо использовать для этого типовую межотраслевую форму N 3 {amp}lt;34{amp}gt;.

Начисление заработной платы

Внимание!Компенсация выплачивается работникам за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами.

Предлагаем ознакомиться:  Переуступка долга как оформить

Составляем список лиц, которым назначена компенсация за использование личного имущества, и кладем его в папку «Текущая». Этот список лучше сделать в форме таблицы.

Ф.И.О. 
работника
Должность
Марка 
автомобиля
Гос. 
номер
Мощность 
двигателя
Сумма 
компенсации
Норматив 
компенсации
для целей
налогообложения
прибыли

В первых числах каждого месяца необходимо проверять этот список (на предмет его обновления), собирать у работников заполненные путевые листы и начислять компенсацию.

Налоги

1. Налог на прибыль.

Конечно, бухгалтеру по расчету зарплаты нет особого дела до того, как сумма компенсации учитывается при расчете налога на прибыль. Но дело в том, что правила, установленные для признания расходами компенсаций в налоговом учете, напрямую влияют на расчет НДФЛ с таких компенсаций. Поэтому давайте все же ознакомимся с правилами признания для целей налогообложения прибыли компенсаций за использование личных автомобилей работникам.

В налоговом учете выплачиваемая работникам компенсация учитывается в составе прочих расходов только в пределах норм {amp}lt;36{amp}gt; и в момент ее фактической выплаты {amp}lt;37{amp}gt;.

Для справки

Нормы различаются в зависимости от рабочего объема двигателя легкового автомобиля {amp}lt;35{amp}gt;.

Рабочий объем двигателя легкового
автомобиля
Норма расходов на выплату 
компенсаций (руб. в мес.)
До 2000 куб. см включительно 
 1200
Свыше 2000 куб. см 
 1500

По мнению налоговиков и работников Минфина России, в этих нормах уже учтены расходы на ГСМ и техобслуживание автомобилей. Так что если мы спишем в налоговом учете на расходы сумму компенсации работнику в пределах норм, а потом еще и захотим учесть расходы на бензин по поездкам работника на этом же автомобиле, то при налоговой проверке нам гарантирована головная боль и спор с проверяющими.

--------------¬ --------------¬ ---------------------------¬
¦ Сумма ¦ ¦ Норматив ¦ ¦Количество дней, в течение¦
¦ компенсации ¦ ¦ компенсации ¦ ¦ которых автомобиль ¦
¦ в пределах ¦ = ¦ за месяц ¦ x ¦ использовался работником ¦ /
¦ норм ¦ ¦ ¦ ¦ для служебных целей ¦
L-------------- L-------------- L---------------------------
----------------¬
¦ Количество ¦
¦ рабочих дней в¦
/ ¦месяце (в вашей¦
¦ организации) ¦
L----------------

Кстати, по мнению Минфина России, подтвердить использование личного автомобиля в служебных целях могут только путевые листы {amp}lt;39{amp}gt;. В Налоговом кодексе, разумеется, нет такого требования. Впрочем, ничего не говорится о путевых листах и в стародавнем Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 {amp}lt;40{amp}gt;

, в котором прописаны условия и порядок выплаты компенсаций {amp}lt;41{amp}gt;. Но налоговики считают, что только путевые листы — первичные документы, без которых расходы на выплату компенсации не будут подтверждены. Следовательно, не выполнится одно из основных условий для признания расходов в налоговом учете — их документальное подтверждение {amp}lt;42{amp}gt;.

И компенсацию, выплаченную работнику, просто-напросто вычеркнут из «налоговых» расходов. Так что думайте сами — будете вы спорить с проверяющими или нет. Если спорить нет желания, то печатайте «пустографки» (бланки) путевых листов и требуйте их заполнения от работников, которые получают компенсации за использование личных автомобилей.

Внимание!По мнению Минфина и налоговых инспекторов, путевой лист — обязательное условие для признания расходов на компенсацию в налоговом учете.

Немного облегчает жизнь лишь то, что Минфин разрешил составлять один путевой лист на целый месяц или даже квартал {amp}lt;43{amp}gt;.

2. НДФЛ.

Компенсация за использование личного автомобиля не облагается налогом на доходы физлиц {amp}lt;44{amp}gt;. Но только в пределах, установленных законодательно. Правда, такие пределы для целей расчета НДФЛ никто не устанавливал. Однако Минфин России не растерялся и посчитал, что можно руководствоваться нормами, установленными для налога на прибыль {amp}lt;45{amp}gt;.

3. ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.

С единым социальным налогом ситуация лучше, чем с НДФЛ, — по крайней мере, у плательщиков налога на прибыль. Компенсация в пределах норм сама по себе не облагается ЕСН {amp}lt;46{amp}gt;. А сверхнормативная компенсация у плательщиков налога на прибыль не облагается ЕСН по другому основанию — как выплата, не учитываемая для целей налогообложения прибыли {amp}lt;47{amp}gt;.

Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Действия.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Налоги

Для справки

2. НДФЛ.

Бухучет

Компенсация за использование личного автомобиля начисляется один раз в месяц — на последнее число месяца либо на дату увольнения работника.

В бухгалтерском учете суммы расходов на выплату компенсаций чаще всего относятся в дебет того же счета, на который относятся и суммы начисляемой работнику зарплаты. Только сумма компенсации отражается не по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», а по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ведь компенсация за использование личного имущества работников не имеет ничего общего с оплатой труда.

Для того чтобы увериться в собственных силах и не нервничать в конце месяца, когда и так будет полным-полно забот с начислением зарплаты, потренируемся — сделаем расчет суммы компенсации.

 Бухгалтерская справка-расчет
суммы компенсации за использование личного автомобиля
в служебных целях от 31.10.2007
В соответствии с Приказом N ________ от ______________ 200_ г.
и трудовым договором N ______________ от ______________200_ г.
работнику _________________ (Ф.И.О., должность) за использование
личного автомобиля в служебных целях (гос. номер _______, мощность
двигателя _________) начисляется ежемесячно компенсация в сумме
2000 руб.
Норматив компенсации для целей налогообложения прибыли -
1200 руб. (мощность двигателя до 2000 куб. см включительно).
Количество рабочих дней в октябре 2007 г. - 23.
На основании путевого листа N Л-1 от 31.10.2007 за октябрь
2007 г. личный автомобиль использовался 15 рабочих дней.
Общая сумма компенсации составит 1304 руб. (2000 руб. / 23 x
15).
Сумма компенсации в пределах норм (установленных для целей
налогообложения прибыли) составит 783 руб. (1200 руб. / 23 дн. x
15 дн.).
На разницу в сумме 521 руб. (1304 руб. - 783 руб.) начисляется
НДФЛ в сумме 68 руб. (521 руб. x 13%).
Сумма компенсации к выдаче на руки работнику _________________
составляет 1236 руб. (1304 руб. - 68 руб.).
Бухгалтер по расчету зарплаты ____________________________

Копию такой бухгалтерской справки-расчета (когда она будет сделана не для примера, а на основе реальных данных) надо будет отдать бухгалтеру-кассиру для того, чтобы он составил расходный кассовый ордер и выдал деньги работнику. Срок подачи справки обычно приходится в организациях на первые числа месяца, следующего за отчетным (например, 5-е число).

Если же в вашей организации зарплата перечисляется на пластиковые карты, то и компенсацию за использование личного автомобиля также логично перечислять в безналичном порядке. В таком случае в конце месяца надо будет отдать копию своей бухгалтерской справки-расчета бухгалтеру, который занимается оформлением платежных поручений.

Программа

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73;

Дебет 73 Кредит 68-НДФЛ.

Эти проводки могут быть привязаны к электронному документу — «Начисление компенсации за использование личного автотранспорта».

В бухгалтерской программе делаем проверочное начисление и смотрим, как оно отразилось в программе.

Наименование операции 
Дебет 
Кредит 
Сумма
Компенсация отнесена на расходы 
20 (23, 25,
26, 44)
73 
 783
Начислен НДФЛ со сверхнормативной 
компенсации
(521 руб. x 13%)
73 
68-НДФЛ
 68

Если суммы начисленных в программе расходов и налогов соответствуют бухгалтерской справке-расчету, то можно со спокойной душой считать, что составленная для примера ситуация отражена в программе правильно, поставленная задача решена и вы готовы к начислению реальных компенсаций работнику.

В следующих номерах мы продолжим рассматривать ситуации, встречающиеся в нелегкой работе бухгалтера по расчету зарплаты, например:

  • что делать с исполнительным листом;
  • как начислить отпускные;
  • как начислить алименты;
  • как рассчитать зарплату.

И.В.Типикина

Главный бухгалтер

Л.А.Елина

Экономист-бухгалтер

Дата выплаты аванса

Сначала проверяем — не пополнились ли ряды сотрудников вновь принятыми на работу. Для пущей уверенности нелишним будет обратиться в кадровый отдел — вдруг до бухгалтерии не дошли какие-то приказы.

В список тех, кому надо выплатить аванс, попадают практически все работающие сотрудники организации. Смотрим в папке «Установочная» правила начисления аванса. Так, аванс выплачивается тем, кто работал в первой половине месяца. Не нужно платить аванс тем работникам, которые в первой половине месяца взяли отпуск, либо болели, либо не были на работе по иным причинам.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли полностью оформить дом в мфц

Определяем размер начисляемого аванса. И видим, что его в нашей организации платят, ну например, в сумме 50% от «чистого» оклада (оклад за вычетом НДФЛ).

Примечание

При определении минимального размера аванса, по мнению Роструда, надо учитывать фактически отработанное работником время за соответствующую половину месяца {amp}lt;23{amp}gt;. При этом должен учитываться только оклад (тарифная ставка) работника. Компенсации, премии и другие поощрительные выплаты учитывать не надо. Они выплачиваются вместе с зарплатой за целый месяц {amp}lt;24{amp}gt;.

Поэтому в организациях, как правило, устанавливают аванс как процент от «чистой» суммы оклада, выдаваемой на руки (оклад за вычетом НДФЛ — 13%). Полученную сумму округляют до целых рублей и выплачивают в качестве аванса.

Для справки

Рабочий «программный» словарь бухгалтера

«Ввести/внести/занести»документ в программу учета — открыть соответствующую электронную форму документа, занести в него данные и сохранить.

«Провести» документ- сделать бухгалтерские проводки на основании документа.

«Закрыть»(месяц, квартал, год) — привести электронные документы в состояние, недоступное для корректировки.

«Сформировать/формировать»- создать отчет (получить таблицу) на заданную тему.

«Переформировать»- обновить отчет (сделать новую таблицу на заданную тему).

«Удалить». В некоторых программах, например в 1С, документ надо сначала «пометить на удаление». Это дает возможность восстановить его (если вдруг вы опомнились и поняли, что документ на самом деле нужен вам) — для этого надо только снять пометку. А для удаления действительно ненужных документов надо провести специальную операцию «удаление».

Ну а раз мы заговорили про оклад, то перед тем, как рассчитать аванс, надо еще раз убедиться — не менялась ли сумма оклада в течение последнего времени у кого-либо из работников. Учтите: чаще всего оклад меняется с 1-го числа месяца. Это значит, что выплачиваемый за этот месяц аванс уже должен быть рассчитан исходя из новой суммы оклада.

Ну вот, проверили данные, выявили, что все изменения (если они были) учтены. Теперь «чистый» оклад каждого работника умножаем на 50%. Чаще всего этого достаточно, чтобы определить сумму выплачиваемого аванса — в случае, если по установленному в организации порядку из сумм выплачиваемого аванса не нужно делать каких-либо удержаний.

С выплачиваемых работникам авансов лучше удерживать алименты и прочие обязательные удержания (по исполнительным листам). Чтобы понять, как обстоят дела в вашей организации, внимательно смотрим в папки «Установочная» и «Работники» и изучаем этот вопрос. Если надо делать обязательные удержания из авансов (у конкретных работников) — особо не огорчаемся.

Потому что все в наших руках и ничего сверхсложного в этом нет. Просто из начисленного аванса (а его сумма должна быть в этом случае не менее 50% от установленного оклада — чтобы не придрались проверяющие из трудинспекции) надо будет рассчитать сумму удержаний и вычесть их при определении суммы, которую нужно выдать работнику на руки (или перечислить на его лицевой счет).

А некоторые делают проще — аванс работнику начисляют в сумме, которая определяется как половина оклада минус все удержания.

Примечание

Существенно сложнее придется в том случае, если в вашей организации аванс надо рассчитывать так же, как и зарплату (только за первую половину месяца) — за фактически отработанное время. В этом случае понадобится табель учета рабочего времени и расчетная ведомость (форма N Т-51) или расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) {amp}lt;25{amp}gt;.

После того как определились со всеми параметрами (люди, суммы начислений, удержания, суммы к выдаче) и рассчитали сумму аванса, которую надо раздать сотрудникам нашей доблестной организации, заполняем документ — «Платежная ведомость» (форма N Т-53) {amp}lt;25{amp}gt;. Разумеется, собирать подписи с работников рановато.

Поэтому в платежной ведомости вам, как бухгалтеру по расчету зарплаты, надо заполнить графы 1 — 4 и 6. В графе 5 впоследствии будут расписываться работники либо же кассир сделает запись о депонировании сумм — это если зарплата выплачивается работникам наличными. Ну а если деньги перечисляются на лицевые счета работников, то в платежной ведомости никаких подписей работников не будет, а будет сделана отметка о безналичном перечислении на их счета.

В конце дня забираем экземпляр подписанного документа себе, второй отдаем бухгалтеру по расчетам (бухгалтеру-кассиру или бухгалтеру, который составляет платежные поручения). Подшиваем свой экземпляр в папку «Зарплата».

Налоги

Суммы аванса не отражаются в налоговом учете. Расходом у нас будет зарплата, которая будет начисляться по всем правилам в конце календарного месяца.

Примечание

Если в организации аванс рассчитывается за фактически отработанное каждым работником время, то есть все основания для того, чтобы учитывать такую выплату как расход в налоговом учете. Получится, что оплата труда будет учитываться как расход не один раз в месяц (за весь месяц целиком), а двумя частями: за первую половину месяца (аванс) и за вторую половину месяца (так называемый окончательный расчет).

2. НДФЛ.

Для целей расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который была начислена заработная плата {amp}lt;26{amp}gt;. Поэтому при начислении аванса удерживать и перечислять в бюджет налог не обязательно.

Примечание

В некоторых организациях при выплате аванса удерживают и перечисляют НДФЛ. Но это — дело, в общем-то, не обязательное, и в основном налог на доходы удерживают при каждой выплате в крупных организациях с хорошо налаженным программным обеспечением.

С одной стороны, такой подход усложняет работу бухгалтера. А с другой стороны, у этого подхода есть и существенный плюс. Организация никогда не выплатит работнику больше, чем должна (если, конечно, сумма аванса не превышает 50% от оклада). И даже если на следующий день после получения аванса работник решит уволиться, не надо будет делать перерасчет и требовать от него вернуть деньги обратно.

3. ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

ЕСН и указанные взносы платить с авансов не надо {amp}lt;27{amp}gt;. Причем независимо от того, удерживают ли в вашей организации с авансов НДФЛ или нет.

Памятка

(или)трудовым договором;

(или)коллективным договором;

https://www.youtube.com/watch?v=upload

(или)правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Часть заработной платы, которая выплачивается работнику до истечения месяца без учета конечного результата работы за месяц, считается авансом.

(и)для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который была начислена заработная плата {amp}lt;26{amp}gt;;

(и)ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются с зарплаты за весь месяц {amp}lt;30{amp}gt;.

Бухучет

Дебет 70 Кредит 50 (51) — выдана (перечислена) сумма аванса за вычетом всех удержаний (то есть то, что работник получает на руки),

Дебет 76 Кредит 51 — перечислены алименты.

Дебет 70 Кредит 76 — на сумму алиментов.

Примечание

Если за первую половину месяца выплачивается зарплата, рассчитываемая с учетом отработанного времени, то налицо все основания для начисления расхода. Первичный документ — расчетная или расчетно-платежная ведомость. Поэтому проводки будут такие же, как и при начислении зарплаты за вторую половину месяца (ну, об этом мы поговорим позднее — в одном из следующих номеров журнала «Главная книга»).

Программа

1. Проверяете список работников и изменения их окладов (если они менялись в течение последнего времени).

2. Если по кому-либо из работников изменения были — корректируете сумму выдаваемого ему аванса.

3. Распечатываете в двух экземплярах платежную ведомость из программы. В программе документ не проводите.

4. После выдачи работникам наличных денег или их перечисления на лицевые счета работников формируете проводки на основе расходного кассового ордера или на основе платежных поручений.

Начисление заработной платы

Расходы на заработную плату списываются на себестоимость продукции или товаров, поэтому с 70 счетом корреспондируют следующие счета:

  • для производственного предприятия — 20 счет «Основное производство» или 23 счет «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные (управленческие) расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
  • для торгового предприятия — 44 счет «Расходы на продажу».

Д20 (44,26,…) К70

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

Эта проводка делается на общую сумму начисленной зарплаты за месяц, либо по каждому сотруднику, если учет на 70 счете организован с аналитикой по сотрудникам.

, , , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector