Консультация юриста
Назад

Оформление электронной подписи для кадровиков

Опубликовано: 07.03.2020
0
4

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

В компании «Юлмарт» более 6 тыс. сотрудников, а общее число объектов дистрибьюторской сети в 240 городах присутствия превышает четыре сотни. Такая широкая география накладывала отпечаток на работу HR-департамента и с кадровой документацией, и с самими кадрами. Получалось дорого, сложно и несовременно.

Поэтому в компании решили создать инновационную систему, которая позволила бы сформировать по сути новый для России тип кадрового делопроизводства и полностью перейти от бумажных носителей к цифровым. Для воплощения этой идеи в «Юлмарте» были разработаны и внедрены оригинальные HR-бизнес-процессы, запущена технология усиленной квалифицированной электронной подписи в кадровом документообороте, а коммуникации с сотрудниками по вопросам их трудовой деятельности переведены в онлайн.

До цифровизации кадровый документооборот в «Юлмарте» осуществлялся по всем правилам трудового законодательства. С этой точки зрения компания была и остается полностью «белой». Однако это означает, что лишь при приеме нового работника кадровый специалист обязан подписать до 20 (в зависимости от должности) бумажных документов со своим будущим коллегой.

Кроме того, уже принятые сотрудники ежемесячно подписывают в отделах кадров до семи различных документов: реестр выдачи расчетных листов, графики работы, табели и др. Ежегодно на одного сотрудника приходится от 70 до 90 документов, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись. На ежемесячное обслуживание этого бумажного круговорота в «Юлмарте» тратилось порядка 4 млн руб.

Оформление электронной подписи для кадровиков

Деньги уходили на печать и пересылку документов, зарплату кадровых работников. Руководителям производственных подразделений приходилось регулярно встречаться с сотрудниками, объяснять им суть изложенного в распечатанном документе, брать у них подпись и обеспечивать дальнейшую пересылку оформленного документа в управляющую компанию.

Теперь все это в прошлом. В результате цифровой трансформации в «Юлмарте» создали личные кабинеты для всех сотрудников компании с возможностью в любой момент посмотреть адресованные им кадровые документы и подписать их посредством усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Трудовая книжка

Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы. Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. 312.1 ТК РФ: «дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения».

В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ: «трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя».

Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора. Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст.

Трудовой договор

Москва

   Общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Голубева Федора Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны, и Рыбакова Ольга Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

   1. Общие положения

   1.1. Работник принимается на работу в общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой») (местонахождение – г. Москва) на должность переводчика с/на английский язык.

   1.2. Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно).

   1.3. Рабочее место Работника располагается по адресу: Московская область, г. Климовск, ул. Строителей, д. 6.

   1.4. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной.

   1.5. Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника.

   1.6. Работодатель направляет работнику документы для исполнения работы по электронной почте.

   2. Рабочее время и время отдыха

   2.1. Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

   2.2. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:

   • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);

   • продолжительность ежедневной работы – 8 часов;

   • начало работы – по усмотрению Работника, окончание работы – по усмотрению Работника;

   • перерыв для отдыха и питания – 1 час (в период по усмотрению Работника).

   2.3. Работодатель вправе привлекать Работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также к сверхурочной работе в порядке и на условиях, установленных трудовым законодательством РФ.

   2.4. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

   3. Условия оплаты труда

   3.1. Заработная плата Работника в соответствии с действующей у Работодателя системой оплаты труда состоит из должностного оклада.

   3.2. За выполнение трудовой функции Работнику устанавливается должностной оклад в размере 37 000 (тридцать семи тысяч) рублей в месяц.

   3.3. Заработная плата выплачивается Работнику не реже чем каждые полмесяца (20-го числа текущего месяца – за первую половину месяца и 5-го числа месяца, следующего за отработанным, – окончательный расчет за отработанный месяц). При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

   4. Изменение и прекращение трудового договора

   4.1. Изменение определенных Сторонами условий трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами.

   4.2. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

   4.3. Настоящий трудовой договор заключен путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Оформленный на бумажном носителе экземпляр настоящего трудового договора Работодатель направляет Работнику по почте заказным письмом в течение 3 (трех) календарных дней с момента его подписания. О получении экземпляра трудового договора на руки Работник информирует работодателя электронными документами с электронной цифровой подписью в течение 2 (двух) рабочих дней (включая день получения оформленного на бумажном носителе экземпляра).

Реквизиты и подписи сторон

Еще одну проблему, связанную с судебной практикой, выделяет Я. Глебовский. Дело в том, что в судебной практике вопрос использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение: несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств (ч. 1 ст.

71 Гражданского процессуального кодекса РФ), напрямую ГПК РФ не закрепляет их допустимость в качестве средств доказывания. Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам. Однако первичные документы можно смело составлять в электронном виде.

Ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают ведение трудовой книжки в электронном виде. Данный документ ведется только на бумажных носителях.

В этой связи дистанционная работа также имеет свои особенности. По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ч. 6 ст.  312.2 ТК РФ).

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 той же статьи).

Таким образом, трудовое законодательство фактически не предусматривает возможности электронного документооборота трудовых книжек или заменяющих их документов.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Предлагаем ознакомиться:  Причина возврата оборудования пояснения поставщику

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Электронные первичные документы

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9).

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование экономического субъекта, составившего документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

Оформление электронной подписи для кадровиков

5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

6. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

7. Подписи лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Таким образом, в организации возможно использовать в электронном виде такие утвержденные первичные документы, как приказы по личному составу; акты приемки-передачи услуг, выполненных по гражданско-правовым договорам.

Положительным аспектом использования первичных документов в электронном виде является возможность внесения в них изменений в соответствии со спецификой работы организации.

Оформление электронной подписи для кадровиков

Однако применение самостоятельно разработанных электронных форм первичных документов имеет и свои минусы. Многие нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, до сих пор закрепляют возможность использования только бумажных документов.

Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме.

Еще одним обязательным для работодателя документом, который ведется на бумажном носителе, является «личная карточка работника». Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке (п.

В личной карточке также предусмотрена строка «Работник кадровой службы», в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, то эти условия не будут выполнены, что может квалифицироваться как нарушение законодательства о труде.

На заметку!

На практике личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта со всеми необходимыми подписями обязательно.

Оцифровка кадров, с чего начать?

1.     Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2.     Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно.

Правовой статус электронных подписей и их использование в кадровом делопроизводстве

Функционирование системы электронного документооборота неотделимо от использования специального вида собственноручной подписи для лиц, участвующих в совершении юридически значимых действий в кадровом делопроизводстве. Речь идет о так называемых электронных подписях (ЭП).

Оформление электронной подписи для кадровиков

Это надо знать. Любое использование ЭП в электронном кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, что следует из смысла ст. 6 Закона N 63-ФЗ. Это могут быть следующие документы: Приказ «Об утверждении и введении в действие Регламента удостоверяющего центра», Приказ по личному составу «О возложении обязанностей по реализации положений Регламента удостоверяющего центра», Приказ «О порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации электронной подписи, выданной удостоверяющим центром» и другие локальные нормативные акты.

На территории России порядок создания и использования электронной подписи в настоящее время регулируется Федеральным законом N 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Ранее действовавший закон N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратил силу 1 июля 2013 г.

В соответствии со ст. 5 N 63-ФЗ различаются 2 вида электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная ЭП, в свою очередь, разделяется на 2 подвида: квалифицированная усиленная ЭП и неквалифицированная усиленная ЭП. Отличие между ними заключается в том, что квалифицированная подпись может быть выдана только специализированной организацией — аккредитованным удостоверяющим центром, неквалифицированная — удостоверяющим центром. Требования к деятельности удостоверяющих центров изложены в ст. 13, порядок их аккредитации — в ст. 16 Закона N 63-ФЗ.

Для электронного кадрового делопроизводства внутри организации интерес представляет только усиленная ЭП. При этом компания при желании может создать собственный удостоверяющий центр, который (при условии соблюдения в своей деятельности требований действующего законодательства) будет выдавать неквалифицированные усиленные ЭП своим сотрудникам.

Для подписания электронных документов, применяемых в отношениях между работником и работодателем, стоит рассмотреть вопрос об использовании руководителем организации квалифицированной усиленной ЭП. В противном случае при проверках контролирующих органов и возможных трудовых спорах использование неквалифицированной ЭП повлечет риск признания локальных актов работодателя (графика отпусков или приказа о наложении дисциплинарного взыскания) недействительными или отсутствующими с соответствующими правовыми последствиями.

Более того, в большинстве организаций руководитель для сдачи налоговой отчетности уже имеет квалифицированную усиленную ЭП, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Такие же подписи используются при участии организации в торгах на электронных площадках в соответствии с Федеральным законом от 21.07.

2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

К некотором недостаткам усиленной квалифицированной ЭП можно отнести недолгий срок использования — 1 год с момента ее создания; по истечении этого срока данную подпись невозможно применять для подписания новых электронных документов. В деловой практике УЦ выдают подписи сроком действия не более 1 года (для сдачи налоговой отчетности и т. п.).

Можно заказать усиленную квалифицированную ЭП иного срока действия, если регламент УЦ это позволяет. Менее чем на 1 год ЭП заказать можно, если УЦ предлагает такую услугу. Цена ЭП на 3 месяца может быть равной цене ЭП на 1 год. Истечение годичного срока не означает недействительности подписанных ранее квалифицированной ЭП документов, они остаются юридически значимыми.

С точки зрения возможности использования ЭП в различном программном обеспечении (ПО) следует отметить, что российское и зарубежное программное обеспечение, в работе с которым может быть использована ЭП, функционирует в основном на платформе Microsoft Windows.

Важно. Напоминаем, что до сих пор действует Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г. N 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну».

Однако и использование организацией свободно распространяемого программного обеспечения Linux не накладывает технологического ограничения на использование ЭП, соответствующей требованиям Закона N 63-ФЗ. Хорошо известная ИТ-специалистам система PGP и ее свободно распространяемая реализация GnuPG обеспечивает возможность создавать усиленные неквалифицированные ЭП, соответствующие требованиям ст.

5 Закона N 63-ФЗ, для использования внутри организации в целях обеспечения ее собственных нужд. Единственное ограничение — в государственных и муниципальных учреждениях используемые ЭП должны соответствовать требованиям криптографической защиты, предъявляемым Федеральной службой безопасности, а в случае приобретения ЭП у поставщика — поставщик должен обладать лицензией ФСБ.

При использовании СЭДО необходимо понимать, что риск уничтожения или утраты единственного экземпляра кадрового электронного документа влечет заметные правовые проблемы для компании. Должны быть приняты организационные и технические меры, направленные на максимальное уменьшение данного риска, — обязательно нужно делать резервные копии электронных документов, а также организовать их правильное хранение.

В случае чрезвычайных обстоятельств (например, пожар, затопление помещений или разрушение строительных конструкций в результате техногенной катастрофы/землетрясения) содержание и работоспособность кадровой СЭДО следует по возможности быстро восстановить, а резервные копии электронных документов не должны быть утрачены ни при каких обстоятельствах.

Предлагаем ознакомиться:  Влияют ли микрозаймы на кредитную историю в 2019 году

Существует риск приостановки нормальной работы кадровой службы при недоступности или неисправности СЭДО. Для такого случая должен быть создан порядок перехода на бумажный кадровый документооборот, а также порядок внесения в СЭДО созданных за этот период времени бумажных документов — после восстановления ее работоспособности.

Естественно, не надо забывать о риске намеренного или случайного изменения содержания электронного документа (включая изменение резервных копий). В этом случае документ должен быть снова подписан участниками документооборота с применением надлежащих ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет считаться, что данный документ не подписывался никогда, т. е.

Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов, связанных с работой, работником лично.

●   паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

●   трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

●   страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

●   документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

●   документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

●   справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, которая необходима при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством РФ не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Таким образом, по общему правилу документы, связанные с работой, предъявляются работником лично. Однако из этого правила есть исключения: в случае заключения договора об организации дистанционной работы работник с работодателем могут обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

Основной проблемой является то, что в этом случае часть документов работника у работодателя будет в электронном виде, а часть – на бумажных носителях, что затруднит поиск и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью работника.

При рассмотрении трудовых споров суды чаще исследуют бумажные документы, подтверждающие факт осуществления работником трудовой деятельности у работодателя. При отсутствии таких документов суды зачастую вставали на сторону работодателя.

Однако в решении Фрунзенского районного суда г. Владимира по делу № 2-2022/2012 г. суд поддержал работника.

Сотрудник работал в организации 2 года без надлежащего оформления трудовых отношений; ни одного письменного документа (кроме бейджика без печати) на руках у него не имелось; после конфликтного увольнения работника документы, находящиеся у работодателя, исчезли.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  •  суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Сведения персонифицированного учета

Сведения персонифицированного учета могут представляться в Пенсионный фонд как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме.

Ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, страхователи обязаны представлять такие сведения в территориальное отделение Пенсионного фонда (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Кроме того, в электронном виде могут предоставляться сведения о дополнительных страховых взносах, уплачиваемых работодателями.

Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56 «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа.

Обязательный порядок предоставления этих электронных документов предусмотрен для работодателей с численностью более 50 работников. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц.

Таким образом, в части персонифицированной отчетности и иной отчетности для Пенсионного фонда предусмотрен порядок предоставления электронных документов в зависимости от количества работников.

Чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП). Также необходимы программы для криптографической защиты информации (СКЗИ) и для формирования и отправки отчетности. Наконец, услуги связи будет оказывать специальный оператор.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

Законопроектом предлагается дополнить ТК РФ новой нормой — ст. 8.1, которая уравняет в статусе бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица или работника и электронные документы с подписью элект­ронной, признав и те, и другие документами в письменной форме.

Сама возможность и порядок использования элект­ронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных элект­ронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи будут установлены локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Предлагаем ознакомиться:  Быший муж снизил алименты до размера менее 25 Возможно ли вернуть прежний размер содержания

Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий:

  • работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше;

  • работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном ­носителе);

  • работодатель принял организационно-технические меры для использования элект­ронной подписи (в частности, установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной ­подписью).

Работник в свою очередь ­может и не согласиться на использование электронной ­подписи. Особенно это касается тех сотрудников, работа которых не связана с компьютером. В таком случае сотрудник вправе подать письменное заявление о неприменении элект­ронной подписи в трудовых отношениях с данным ­работником.

Если иное не установлено ТК РФ, другими нормативными правовыми актами, при взаимодействии сторон трудовых отношений поправками в ТК РФ допускается использование электронной подписи. В то же время в Законопроекте содержится перечень документов (причем довольно внушительный), при оформлении которых не допускается использование электронной подпи­си работника. В частности, к таким документам относятся:

  • связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;

  • связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;
  • договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

  • коллективный договор; приказ об отстранении от работы; заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременнос­ти и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
  • документы, сопровождаю­щие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
  • заявление работника об оформлении ему трудовой книжки и др.

Электронные документы для подсчета пенсионного стажа

1. Периоды работы и (или) иной деятельности, выполнявшиеся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании.

2. Периоды работы и (или) иной деятельности «…» за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации при добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию.

●   период прохождения военной службы, а также другой приравненной к ней службы;

●   период получения пособия по обязательному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;

●   период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;

●   период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах и период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

●   период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания этими лицами наказания в местах лишения свободы и в ссылке;

●   период ухода, осуществляемого трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;

●   период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности.

Правила изданы Правительством Российской Федерации в соответствии с полномочиями, предоставленными п. 4 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», согласно которому правила подсчета и подтверждения страхового стажа, в том числе с использованием электронных документов или на основании свидетельских показаний, устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66); к документам, связанным с  работой, отнесены копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о  начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое (ст. 62).

Попытка оспорить неработающую норму тоже не удалась (см. решение Верховного Суда РФ от 11.04.2013 № АКПИ13-160).

При этом суды в качестве документов, подтверждающих стаж для получения пенсии, часто используют только бумажные документы.

Так, Апелляционным определением Красноярского краевого суда от 24.12.2012 по делу № 33-11388 подтверждено решение нижестоящего суда об отказе в иске о включении в стаж периода работы для назначения пенсии по старости, так как запись о приеме истца на работу и увольнении совершена от имени разных по наименованию юридических лиц.

Таким образом, подтверждение работником своего трудового стажа путем предоставления электронных документов не всегда приводит к положительному результату.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

Электронная база данных

Работодатели часто используют электронные базы данных для того, чтобы собирать информацию о работниках, в том числе об уволенных. Кроме того, возможно вести в электронном виде различные журналы.

Внедрение системы электронного архива документов по личному составу позволяет в значительной степени оптимизировать и упростить работу кадровика. Электронный архив высвобождает офисное пространство от накопившихся документов и обеспечивает защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных помогает сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы, отправляя их по электронной почте, и т. д.

Хранить в электронном виде первичные документы, а также документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, можно. Главное условие – документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью.

1. Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу.

В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника.

2. Копия документа, удостоверяющего личность работника.

Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа.

3. Личная карточка № Т-2.

На заметку!

Храня такие документы в электронном виде, следует помнить о том, что работник должен дать согласие на использование вышеуказанных персональных данных.

Подводя итоги, можно сказать, что электронный документооборот, безусловно, является перспективным направлением, поскольку позволяет сэкономить время, привести документы в порядок, хранить данные о сотнях работников и быстро наладить поиск документов. Вместе с тем дадим работодателям важные рекомендации.

1. В случае, когда использование электронных документов не предусмотрено законодательно, возможно осуществлять его наряду с бумажным. Конечно, это несколько увеличивает время работы, но позволяет систематизировать документы.

2. Следует помнить об ограничениях в части разглашения персональных данных. Поэтому если электронным кадровым документооборотом занимается на основании договора аутсорсинговая компания, то необходимо получить у работника разрешение на использование персональных данных также третьим лицом (аутсорсинговой компанией).

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

3. Порядок использования электронных документов, получения электронных цифровых подписей, а также особенности электронного документооборота целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации.

В заключение следует отметить, что электронный документооборот в России развит еще недостаточно широко, и даже прогрессивные работодатели, использующие современные технологии, пока не могут в полной мере перейти на него. Однако уже в ближайшей перспективе использование электронного документооборота будет востребовано большинством российских организаций всех форм собственности.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector