Консультация юриста
Назад

Сроки хранения журналов по кадровому делопроизводству

Опубликовано: 21.08.2019
0
4

Основные правила формирования дел для организации хранения документов

Существует несколько правил формирования дел кадровой документации

Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 3.Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.

Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Правила группировки документов в дела

Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

  • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
  • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
  • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Сроки хранения журналов по кадровому делопроизводству

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению.

Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень). Данный Перечень составлен в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г.

№ 552 (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.), и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Инфо

Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании. Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне.

Важно

Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока. Административная ответственность В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации — в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации. Судебная практика Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве.

Предлагаем ознакомиться:  Порядок получения гражданства РФ

По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст.

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется. Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.

Порядок формирования дел для хранения документов в организации

SOSTAV-DOKUMENTOV-NA-UChASTKE-KADROVOJ-RABOTY-ORGANIZACII.png

На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п.

Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.

Предлагаем ознакомиться:  Оторвалась подошва в течении гарантийного срока

Сроки хранения журналов по кадровому делопроизводству

Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.

Пример 4

Фрагмент номенклатуры дел за 2016 год коммерческой организации (с комментариями, выделенными оранжевым цветом)

Из Примера 4 ясно, что в номенклатуре дел на 2017 год тоже необходимо будет отразить изменение сроков хранения по условной временной границе – 2002 / 2003 год (т.е. ряд дел как бы раздваивается).

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения).

И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается.

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е. ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год, которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения.

Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК», т.к. экспертиза ценности в соответствии с законодательными требованиями будет проводиться в организации после истечения 75-летнего или 50-летнего сроков фактически долговременного ведомственного хранения документов по личному составу.

Пример 5

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в отделе кадров

При разработке номенклатуры дел на 2017 год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора:

  • уточнение сроков хранения документов по личному составу в связи с временной границей 2002/2003 гг., установленной в ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, и «удвоение» в связи с этим заголовков некоторых дел в номенклатурах дел кадровой службы и бухгалтерии;
  • если решение о сокращении срока хранения документов по личному составу для большинства организаций с 75 до 50 лет принято и менять его не планируется, то способ исчисления этого срока еще может быть скорректирован в следующем году, т.к. нынешняя формулировка Закона № 125-ФЗ ломает уже устоявшиеся алгоритмы работы (срок хранения теперь предлагается исчислять со дня создания документов, а не с 1 января года, следующего за годом закрытия их в кадровом делопроизводстве, как было ранее). Потому пока советуем продолжать понимать (и исчислять) появившийся в номенклатуре дел срок хранения 50 лет как раньше! Тогда в случае возвращения старого способа исчисления вы не окажетесь нарушителем. Лучше уничтожить позже, чем раньше, тем более что большинство коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить документы по личному составу «не менее» 50 / 75 лет со дня создания (см. пункты 3 в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ), а значит, хранить «дольше» вполне могут;
  • правильная систематизация заголовков дел с документами по личному составу должна быть не только в номенклатуре дел, но и переноситься в описи дел2. Единство последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре и описи удобно и при автоматизации работы – они могут формироваться как отчеты из информационной системы.
Предлагаем ознакомиться:  Жена хочет подать на развод и забрать сына Но боюсь он с ней пропадет

Хранение кадровых документов в организации 2017

В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год. При этом обратите внимание, что:

  • при определении сроков хранения дел применяется как ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, так и ПТУД;
  • 75-летний срок хранения, предписанный в ПТУД для документов по личному составу, мы уменьшаем до 50 лет согласно Закону № 125-ФЗ. Но у нас в кадровой службе есть и другие документы, например организационные, для которых предписанный в ПТУД срок хранения в 75 лет остается в силе (см., например, дела 03-06, 03-08 и 03-09 в Примере 6);
  • более короткие сроки хранения кадровых документов (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) по ПТУД остаются актуальными и отражаются в номенклатуре дел неизменными (см., например, дела с индексами 03-20, 03-45, 03-66 в Примере 6);
  • для ряда документов постоянный срок хранения, предписанный ПТУД, будет соблюдаться в иных подразделениях организации (например, в службе безопасности или службе делопроизводства), а в кадровой службе мы будем хранить их меньше (см., например, дела с индексами 03-04, 03-66, 03-67);
  • кроме того, постоянный срок хранения по ПТУД на деле означает срок хранения «До ликвидации организации».
Пример 6

Табличная часть номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год

Перечня) Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня). Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет. Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет. Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года. Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год. Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Архивное хранение кадровых документов организации

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

Читайте по теме в электронном журнале «Справочник кадровика»:
, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector